Celem szkolenia jest przedstawienie właściwego sposobu zorganizowania pracy sekretariatu - podniesienie poziomu kwalifikacji osób pracujących w nim, a jednocześnie poszerzenie ich wiadomości z zakresu profesjonalnej obsługi interesantów, umiejętności sporządzania dokumentów oraz zachowania się w trudnych sytuacjach.

Szkolenie kierowane jest do osób prowadzących sekretariat, recepcję, punkt obsługi interesanta.

DZIEŃ I

1. ORGANIZACJA PRACY - INTERESANCI - SZEF

• Rola i miejsce sekretariatu w instytucji.
• Profesjonalny sekretariat – sekretarka i jej kwalifikacje zawodowe i osobiste. Zakres obowiązków.
• Rola i znaczenie informacji w pracy sekretarki–asystentki.
• Organizacja czasu pracy. Planowanie pracy własnej. Dyscyplina pracy.
• Profesjonalna obsługa interesantów – bezpośredni kontakt – sztuka rozmawiania, rozmowy telefoniczne służbowe i prywatne.
• Współpraca z szefem. Przyjmowanie interesantów oraz gości w gabinecie.
• Dobre obyczaje w pracy.

2. OBIEG DOKUMENTÓW - KORESPONDENCJA URZĘDOWA

• Organizacja obiegu korespondencji, dokumentacja biurowa i jej rodzaje.
• Znaczenie i zasady prawidłowego przechowywania dokumentów oraz ich udostępniania.
• Systemy kancelaryjne – dziennikowy i bezdziennikowy.
• Redagowanie pism urzędowych; zasady, układy graficzne, części składowe tekstu, blankiety korespondencyjne. Sporządzanie protokołów ustnie zgłaszanych podań, wniosków.
• Terminy załatwiania spraw obowiązujące w Kodeksie Postępowania Administracyjnego.
• Standardy europejskie w zakresie obsługi interesantów - Europejski Kodeks Dobrej Administracji.

DZIEŃ II

3. OTWARTOŚĆ POLITYKI INFORMACYJNEJ

• O informacji i sposobach jej wykorzystania.
• Otwarta polityka informacyjna w Unii Europejskiej- Europejska, Konwencja Praw Człowieka (art. 10).

4. POLITYKA INFORMACYJNA

• Demokratyczna zasada jawności.
• Dostęp do informacji.
• Prawo obywatela do informacji.

5. CECHY POLITYKI INFORMACYJNEJ

• Wiarygodność, Profesjonalizm, Szybkość (aktualność).
• Rola punktu obsługi interesanta.
• Dobra organizacja pracy.
• Zasady profesjonalnej obsługi klienta w urzędzie.

6. ZASADY PROFESJONALNEJ OBSŁUGI

• Właściwe zachowania urzędnika w kontaktach z obywatelami.
• Zasady postępowań w trudnych sytuacjach.
• Elementy psychoanalizy w pracy urzędnika.
• Wskazówki - przykazania twórcze dla właściwej realizacji zadań pracowniczych.
• Umiejętność pracy w zespole.
• Zdolności interpersonalne.
• Przestrzeganie dobrych obyczajów.
• Zadania sekretariatu w zakresie w zakresie ochrony tajemnic prawnie chronionych: rodzaje tajemnic prawnie chronionych, ochrona informacji niejawnych, ochrona danych osobowych, zasady postępowania z korespondencją zawierającą informacje niejawne, ograniczenia w dostępie do informacji publicznej.