Akta osobowe. Dokumentacja pracownicza. RODO w kadrach.

SZKOLENIE: AKTA OSOBOWE I DOKUMENTACJA KADROWA.

Rewolucyjne zmiany w zakresie akt osobowych, dokumentacji pracowniczej, dokumentacji ZUS od stycznia 2019 roku. Prowadzenie i przechowywanie akt osobowych na nowych zasadach z uwzględnieniem obowiązujących od 2019 roku przepisów o skróceniu okresu przechowywania dokumentów oraz elektronizacja akt osobowych. Pierwsze doświadczenia ze stosowania nowych przepisów. Omówienie przygotowanych dokumentów oraz sporządzanie razem z uczestnikami szkolenia wzorów nowych druków.

✅  DOKUMENTACJA PRACOWNICZA – NAJNOWSZE ZMIANY.  Omówienie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 13 września 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszło w życie 1 stycznia 2019 roku.

✅  PIERWSZE DOŚWIADCZENIA PO ZMIANIE PRZEPISÓW. Prezentacja praktycznych wniosków wynikających ze stosowania znowelizowanego kodeksu pracy i przepisów o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej oraz pierwsze interpretacje.

✅  NOWE REGULACJE – NOWE PROBLEMY. Pierwsze problemy powstające na tle nowych regulacji i sposoby ich rozwiązywania. Najczęstsze nieprawidłowości – jak ich unikać?

✅  RODO W KADRACH. Nowe regulacje o ochronie danych osobowych (RODO) w obszarze kadr i płac. Nowe zasady ochrony danych osobowych w stosunkach pracy.

✅  PRAKTYCZNE WARSZTATY OD A DO Z. Akta osobowe pracownika – prawidłowa dokumentacja pracownicza od nawiązania stosunku pracy aż do ustania zatrudnienia. Nowy układ akt osobowych. Świadectwo pracy. Teczka osobowa pracownika.

✅  ANALIZA TRUDNIEJSZYCH PRZYPADKÓW.  Case study, konkretne przykłady. Odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia dotyczące zgłaszanych wątpliwości wynikających z codziennej praktyki prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

---

---

Wprowadzenie

Rekrutujesz pracowników i nie wiesz, co zrobić z nadmiarem pozyskanych dokumentów? Gubisz się w zawartości teczek osobowych pracowników i masz wątpliwości, ile czasu i jak je przechowywać? Na te i inne pytania odpowiemy na szkoleniu dotyczącym prowadzenia dokumentacji pracowniczej na zmienionych zasadach, ze szczególnym uwzględnieniem RODO.

Cel edukacyjny szkolenia

Szkolenie pozwoli uczestnikom zapoznać się ze zmienionymi zasadami prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników oraz dokumentacji kadrowej obowiązującymi od stycznia 2019 roku i ochroną danych osobowych ze stosunku pracy po wejściu w życie przepisów RODO z uwzględnieniem najnowszych projektów nowelizacji kodeksu pracy oraz nowego rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.

Szkolenie ma na celu usystematyzowanie i pogłębienie wiadomości z zakresu prawidłowego prowadzenia dokumentacji towarzyszącej zatrudnianiu pracowników, w szczególności akt osobowych. Szkolenie uwzględnienia najnowsze zmiany w przepisach.

Adresaci szkolenia / grupa docelowa

Jeśli pracujesz w kadrach lub płacach, jesteś właścicielem małej firmy, aplikujesz na stanowisko specjalisty personalnego, nie martw się, że nie dasz rady nowym przepisom prawa pracy w zakresie akt osobowych. Szkolenie z zakresu prawidłowego prowadzenia akt osobowych (teczki pracownika) skierowane jest do pracowników wydziałów kadr i działów płac, a także właścicieli firm prowadzących samodzielnie politykę kadrową firmy. Zapraszamy do udziału w szkoleniu także osoby zainteresowane tematyką prowadzenia dokumentacji kadrowej i prawidłowego wydawania świadectw pracy.

---

Rezultaty,  efekty,  korzyści ze  szkolenia

Na szkoleniu dotyczącym dokumentacji kadrowej zostaną przedstawione szczegółowe zasady prowadzenia akt osobowych a prowadzący zajęcia wyjaśni, jak prawidłowo dostosować dokumentację pracowniczą do nowych wymogów przepisów prawa pracy. Dzięki poznaniu nowych przepisów uczestnicy przygotują się do wdrożenia w życie nowych przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, mających obowiązywać od 2019 roku oraz będą mogli przystosować się do nowych regulacji z zakresu ochrony danych osobowych w stosunkach pracy (RODO w kadrach).

Po ukończeniu szkolenia uczestnik zajęć:

ma uporządkowaną i zaktualizowaną wiedzę z zakresu prawa pracy w szczególności dotycząca prawidłowego prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej od zatrudnienia pracownika aż po ustanie stosunku pracy,

umie samodzielnie prowadzić akta osobowe i dokumentację pracowniczą, zna zasady prowadzenia jej w formie papierowej i elektronicznej oraz posiada umiejętności organizacyjne pozwalające na planowanie i realizację zadań związanych z pracą działów kadrowych,

jest zapoznany i przygotowany do zmian wynikające z nowelizacji kodeksu pracy oraz wejścia w życie od stycznia 2019 roku nowego rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej,

ma umiejętność samokształcenia się oraz potrafi prawidłowo identyfikować i rozstrzygać problemy pojawiające się podczas wykonywania obowiązków pracowniczych związanych z prowadzeniem dokumentacji kadrowej.

---

RODO – Ochrona Danych Osobowych w Kadrach

Na szkoleniu poświęconemu zasadom prowadzenia akt osobowych pracownika i dokumentacji kadrowej zostaną omówione nowe zasady przetwarzania danych osobowych (pozyskiwanie i  przechowywanie danych, udostępnianie danych, obowiązki informacyjne w stosunku do pracowników, niezbędna dokumentacja) wynikające z wchodzących w życie 25 maja 2018 roku przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodzie przepływu takich danych (ang. GDPR – General Data Protection Regulation).

---

Metoda prowadzenia zajęć

✔️ Szkolenie „Akta osobowe, dokumentacja pracownicza i RODO w kadrach” jest poprowadzone w sposób praktyczny i koncentruje się na najnowszych zmianach w prawie pracy, zasiłkach i składkach oraz ich konsekwencjach w zakresie prowadzenia dokumentacji kadrowej, dokumentacji płacowej i ewidencji czasu pracy.

✔️ Trudniejsze zagadnienia zostaną przedstawione na przykładach. Omawiana tematyka zostanie zilustrowana najciekawszymi wyrokami sądowymi i interpretacjami urzędów.

✔️ Na szkoleniu zaakcentowane zostaną nowości w sposobie wydawania świadectwa pracy i w samym wzorze świadectwa pracy, które wynikają z wchodzących zmian przepisów prawa.

✔️ Wykładowca przeanalizuje ze słuchaczami sposób redagowania i formułowania treści dokumentów związanych z zatrudnieniem, zwracając uwagę na trudniejsze elementy.

✔️ Udział w zajęciach to okazja do podzielenia się i wymiany z innymi uczestnikami szkolenia pierwszymi doświadczeniami ze stosowania nowych przepisów.

Gotowe dokumenty, wzory nowych druków

Podczas zajęć prelegent omówi już przygotowane lub sporządzi razem z uczestnikami wzory nowych druków, m.in.:

✔️ zawiadomienie o zmianie postaci dokumentacji i możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji,

✔️ zawiadomienie lub pouczenie o długości okresu przechowywania dokumentacji i możliwości jej odbioru po upływie tego okresu,

✔️ upoważnienie do przetwarzania danych osobowych członków załogi,

✔️ zgoda na dobrowolne przetwarzanie danych osobowych,

✔️ umowa podpowiedzenia,

✔️ informacja dla członka załogi o prawach w zakresie ochrony danych osobowych.

Materiały dydaktyczne

Każdy uczestnik szkolenia „Akta osobowe 2019. Dokumentacja pracownicza. RODO w kadrach.” otrzymuje bezpłatnie komplet autorskich materiałów szkoleniowych.

---

Dokumentacja kadrowa – regulacje prawne

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określało dotychczas rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Nowe przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 13 września 2018 roku wprowadzają zmiany w szczegółowych regulacjach prawnych dotyczących zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Szkolenie „Akta osobowe. Dokumentacja pracownicza.” omawia zasady prowadzenia teczek akt osobowych z uwzględnieniem nowych obowiązujących rozwiązań prawnych.

---

---

Zakres szkolenia – omawiane przepisy

Na szkoleniu wykładowca dokładnie omówi nowe przepisy regulujące wskazane zagadnienia, w szczególności:

• ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357); wprowadza ona zmiany m.in. do kodeksu pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i do ustawy emerytalnej,
• nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 13 września 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, obowiązujące od 1 stycznia 2019 roku,
• nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów, obowiązujące od 1 stycznia 2019 roku,
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych); (Dz. Urz. UE L 119/1);  (tzw. RODO),
• nową ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych (wdrożenie rozporządzenia RODO),
• nową ustawę z dnia 12 kwietnia 2018 r. o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego,
• nowelizację kodeksu pracy, dotyczącą ułatwienia pracownikowi uzyskiwania świadectwa pracy.

Opinie uczestników szkolenia

Zgodnie z Systemem Zarządzania Jakością (Certyfikat ISO 9001:2015) prowadzimy ocenę jakości oferowanych usług. Zobacz, jak oceniane są poszczególne edycje szkolenia: Akta osobowe. Dokumentacja pracownicza. RODO w kadrach. Raporty – Oceny Szkolenia.

Szkolenie: Akta osobowe pracownika – poruszane zagadnienia.

Instrukcja prowadzenia dokumentacji pracowniczej w firmie. Dokumentacja kadrowa. Teczka osobowa zatrudnionego. Kwestionariusz i dane osobowe. Dokumentacja płacowa. Ewidencja czasu pracy, lista obecności. Umowa o pracę. Przebieg zatrudnienia. Informacja o warunkach zatrudnienia. Uprawnienia rodzicielskie – urlopy. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę lub rozwiązaniu stosunku pracy. Świadectwo pracy. Nowe regulacje prawne zawarte w rozporządzeniu. Zasady wydawania świadectwa pracy. Zmiana treści świadectwa pracy. Jak unikać błędów prowadząc akta osobowe? Prawidłowa teczka personalna. Obowiązki pracodawcy związane z dokumentacją pracowniczą. Gdy dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. RODO 2019. Zmiany Kodeksu pracy w zakresie przetwarzania danych osobowych dotyczące zatrudnienia. Upoważnianie pracownika do przetwarzania danych osobowych. Okres przetwarzania dane pracowników. Zgoda pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych.

---

Kontakt w sprawie szkolenia

Koordynator szkolenia

Karol Nowicki

tel. 22 629 13 88

karol.nowicki@polbi.pl