Polbi

Sygnalista – kto to taki?

Ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa. Kto to taki – Sygnalista?

Implementacja Dyrektywy: opóźnienia i konsekwencje

Aktualnie w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów pod nr UC101 znajduje się projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Ustawa wdraża do polskiego porządku prawnego postanowienia Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17).

Implementując postanowienia Dyrektywy, Polska ma zapewnić mechanizmy ochrony dla osób zgłaszających nieprawidłowości i naruszenia prawa w swoim miejscy pracy. Osoby dokonujące zgłoszeń nazywane są potocznie „sygnalistami”. Efekt postępu prac jest wysoce niezadowalający ze względu na jego opieszałość i pojawienie się kolejnych wersji projektu ustawy.

Przygotowanie organizacji do ochrony sygnalistów

Niestety polski ustawodawca przegapił termin implementacji przepisów wspomnianej Dyrektywy oznaczony na dzień 17 grudnia 2021 r. termin odnosił się do wdrożenia Dyrektywy w podmiotach, w których stan zatrudnienia wynosił co najmniej 250 osób). Kolejny i ostatni oznaczony w przepisach Dyrektywy termin to 17 grudnia 2023 r. (ma on zastosowanie do podmiotów zatrudniających od 50 do 249 osób). Niestety wszystko wskazuje na to, że i ten termin uchwalenia przepisów ustawy nie zostanie dotrzymany.

Niemniej jednak, ze względu na bardzo krótki okres vacatio legis określony w ustawie warto już teraz pomyśleć o szeregu czynności, jakie należy podjąć w danej organizacji (o charakterze publicznym czy prywatnym), aby móc bez przeszkód przygotować się do stosowania przepisów przedmiotowej ustawy. Pierwszym i najważniejszym obowiązkiem jest określenie w drodze regulaminu zgłoszeń o charakterze wewnętrznym kim jest sygnalista, jakie ma uprawnienia i jakie obowiązki, co może być przedmiotem zgłoszeń, jak wygląda proces dokonania i rozpoznania zgłoszenia oraz jakie konsekwencje rodzi potwierdzenie zgłoszenia naruszenia prawa w organizacji lub też jakie mogą być konsekwencje dla sygnalisty pieniacza.

Szereg wymienionych powyżej elementów procesu ochrony sygnalistów wymaga szerokiej analizy funkcjonowania organizacji, przy jednoczesnym poświęceniu uwagi ochronie danych osobowych osób zgłaszających naruszenia prawa, potencjalnych sprawców i świadków naruszenia a także innych osób występujących w całościowym procesie.

Niezwykle istotnym okazuje się stworzenie, opracowanie i sformalizowanie procesu dokonywania zgłoszeń w tym wskazanie kanału dokonania zgłoszeń. Nadal stoimy przed wyzwaniem zgłoszeń o charakterze anonimowym zwłaszcza w mniejszych organizacjach, gdyż pojawiają się ku temu przeszkody o charakterze technicznym i nierzadko finansowym.

Wyzwania związane z systemem zgłoszeń: techniczne, anonimowe i zewnętrzne

Ponadto kwestia przeszkolenia osób odpowiedzialnych za przyjmowanie i procedowanie zgłoszeń naruszeń prawa stanowi niemałe wyzwanie logistyczne dla każdej z organizacji. Osoby te będą musiały posiąść wiedze prawną o metodach prowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz proponowania działań następczych, powstałych w wyników potwierdzenia istnienia naruszeń czy innych nieprawidłowości. Kluczowym okazuje się również zwiększenie świadomości całego personelu w zakresie obszarów, w których można i trzeba zgłaszać naruszenia prawa.

Niebywałym wyzwaniem okazuje się powiązanie całości systemu zgłoszeń wewnętrznych z tzw. zgłoszeniami zewnętrznymi i zupełnie nową instytucją ujawnienia publicznego. Na ochronę sygnalistów nakładają się także przepisy karne i konieczne do opracowania systemy retencji danych osobowych, przetwarzanych w procesie prowadzonych postępowań wyjaśniających.

Szereg obowiązków, jakie zostaną nałożone na jednostki administracji publicznej i podmioty prawa prywatnego rodzi pytanie o konieczność przygotowania się do nich już teraz. Odpowiedź jest bezsprzecznie twierdząca. Nie można do tzw. ostatniej chwili zwlekać z przygotowaniem swojej organizacji do rygorów nałożonych w drodze ustawy. Już teraz warto zatroszczyć się o wdrożenie rozwiązań formalnych, technicznych i organizacyjnych, aby tak ważny akt prawa unijnego mógł być stosowanych w naszych organizacjach.

 

Stan prawny: Listopad 2023

Autor: Kamil Miśtal

 

Polecamy szkolenie

Sygnaliści. Wdrożenie dyrektywy o ochronie zgłaszających naruszenia prawa. Whistleblowing.

22 marca 2024
Piątek, w godz. 9:00-14:00
Szkolenie online na żywo
880 zł980 zł
Cena promocyjna obowiązuje do 3/20/2024r. pod warunkiem udzielenia zgód marketingowych.