Kalkulator podróży służbowych

Kalkulator podróży służbowych. Delegacje krajowe – czas trwania, przejazdy, noclegi. Kalkulator rozliczania kosztów krajowych wyjazdów służbowych pracowników. Wyliczanie diet i ryczałtów. Kalkulator automatycznie generuje druk polecenia wyjazdu służbowego oraz wypełnia i umożliwia wydrukowanie dokumentów towarzyszących rozliczaniu wydatków ponoszonych podczas delegacji krajowej.

 

Kalkulator podróży służbowych (delegacji krajowych)

---

1. Kalkulator podróży służbowych (wyjazdów krajowych) umożliwia zautomatyzowane rozliczenie kosztów delegacji służbowej.
2. Kalkulator automatyczne wypełnienie druku rozliczenia kosztów delegacji w ramach polecenia wyjazdu służbowego.
3. Kalkulator służy do rozliczania kosztów (noclegi, przejazdy) oraz wylicza diety i ryczałty na podstawie polecenia wyjazdu służbowego.

 

 

 

Instalacja – Spakowany pakiet instalacyjny kalkulatora diet i delegacji

---

Kalkulator krajowych podróży służbowych jest programem w formacie obsługiwanym przez arkusz kalkulacyjny Excel.

W celu korzystania z programu należy:

1. pobrać plik arkusza kalkulacyjnego (link powyżej) i zapisać go na dysku,
2. po dwukrotnym kliknięciu program otworzy się w arkuszu kalkulacyjnym Excel i jest już gotowy do użycia (zalecamy pobrany plik potraktować jako wzorzec, który po każdorazowym wypełnieniu należy zapisywać pod innymi nazwami).

Do pobrania dwa pakiety instalacyjne: w formacie bez obsługi makrodefinicji (.xlsx) i z obsługą makrodefinicji (.xlsm); aktualna wersja na rok 2021 tylko w formacie .xlsx.

Przy wyborze korzystania z makr uzyskujemy przeliczenie kwot zapisanych cyfrowo na słownie całkowicie automatycznie.

WAŻNE! W większości wypadków program Excel ma wbudowane zabezpieczenie na blokowanie arkuszy wykorzystujących tzw. makra. Kalkulator podróży służbowych w formacie z rozszerzeniem .xlsm zawiera makro przeliczające kwoty napisane cyfrą na kwoty słownie automatycznie  i koniecznym jest zezwolenie na użycie  makrodefinicji – jeżeli nie wyrazimy na to zgody program komórki kwot słownych oznaczy błędem #NAZWA. Dlatego w wypadku kalkulatora w formacie .xlsm w trakcie jego otwierania należy kliknąć pojawiający się u góry strony (tuż pod ikonkami menu) komunikat o ostrzeżeniach i zaznaczyć w dostępnych tam opcjach „Włącz tę zawartość”. Dopiero po tym można będzie korzystać z automatycznego przeliczania kwot.

 

Kalkulator podróży służbowych (krajowych delegacji i wyjazdów)

---

Kalkulator podróży służbowych to wysokozautomatyzowany kalkulator kosztów krajowych delegacji służbowych w formacie arkusza kalkulacyjnego Excel. Kalkulator automatycznie wylicza koszty diet, przejazdów, dojazdów, noclegów i innych kosztów związanych z delegacjami, podróżami i wyjazdami służbowymi pracowników i osób prowadzących działalność gospodarczą. Kalkulator pozwala na automatyczne wypełnianie druku delegacji krajowej (polecenia wyjazdu służbowego) i rozliczenie podróży służbowej oraz dokonuje rozliczenia wartości zaliczki udzielonej na wyjazd.

 

Funkcje kalkulatora podróży służbowych

---

Bezpłatny, zaawansowany kalkulator delegacji krajowych umożliwia w pełni zautomatyzowane rozliczenie kosztów krajowej podróży służbowej oraz automatyczne wypełnienie druku rozliczenia kosztów delegacji w ramach polecenia wyjazdu służbowego. Kalkulator krajowych delegacji służbowych został przygotowany z myślą o osobach niezaawansowanych w obsłudze komputera – cechuje go duża łatwość obsługi, co udało się osiągnąć m. in. dzięki zastosowaniu szeregu formantów. „Kalkulator diet i delegacji krajowych” jest doskonałą pomocą w pracy w działów kadrowo-płacowych.

 

 

 Opcje kalkulatora podróży służbowych (diety, ryczałty, koszty dojazdów)

---

Kalkulator podróży służbowych (delegacji krajowych) udostępnia automatyczne opcje wyliczeń kosztów krajowych wyjazdów służbowych w arkuszu kalkulacyjnym.

Kalkulator delegacji służbowych daje to możliwość:

1. ustalenia w kalkulatorze delegacji krajowych czasu trwania podróży służbowej w oparciu o wprowadzone przez użytkownika dane początku i końca delegacji (dzień rozpoczęcia podróży służbowej i dzień zakończenia delegacji),
2. wyliczenia przez kalkulator delegacji krajowych zmniejszeń wartości diet w wypadku finansowania przez pracodawcę częściowego lub całkowitego kosztu wyżywienia w czasie trwania podróży służbowej,
3. obliczenia za pomocą kalkulatora delegacji krajowych przekroczenia limitów finansowania przez pracodawcę kosztów wyżywienia pracownika i uwzględnienie wartości kosztów wyżywienia w podstawie opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i w podstawie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
4. wykazania w kalkulatorze delegacji krajowej kosztów dojazdu pracownika w oparciu o poniesione wydatki na komunikację publiczną i wykorzystanie przez pracownika prywatnego pojazdu do celów służbowych (program dostosuje odpowiednią stawkę przejazdu za 1 km w zależności od rodzaju wykorzystanego pojazdu i pojemności silnika),
5. prezentacji za pomocą kalkulatora delegacji ustalenie kosztów noclegów z ewentualnym uwzględnieniem przekroczenia obowiązującego limitu,
6. ustalenia ryczałtowego kosztu noclegów poniesionych podczas podróży służbowej,
7. ustalenia kosztów przejazdów miejscowych na podstawie kosztów rzeczywiście poniesionych,
8. ustalenia zryczałtowanych kosztów przejazdów miejscowych,
9. sumowania innych kosztów poniesionych,
10. rozliczenia otrzymanej zaliczki na podróż służbową uwzględniając koszty wyliczone przez kalkulator delegacji krajowych,
11. ustalenie ewentualnej nadwyżki poniesionych kosztów w stosunku do obowiązujących limitów i wykazanie jej jako składnika opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i podstawy składek ubezpieczeń społecznych o zdrowotnych,
12. automatycznego wypełnienia druku rozliczenia kosztów krajowej podróży służbowej na druku polecenia wyjazdu służbowego,
13. wydruku przy użyciu opcji kalkulatora delegacji standardowego, poprawnie graficznego druku polecenia wyjazdu służbowego wraz rozliczeniem kosztów delegacji służbowej,
14. automatycznego konwertowania kwot pisanych cyfrowo na pisane słownie w wersji .xlsm kalkulatora delegacji krajowej.

 

 

Kalkulator delegacji krajowej – swoboda doboru parametrów

---

Kalkulator krajowych podróży służbowych dodatkowo pozwala użytkownikowi wprowadzać wartości danych różnych od obowiązujących, określonych przepisami prawa limitów.

Swoboda doboru wartości parametrów w kalkulatorze delegacji krajowych dotyczy:

1. wartości diety (domyślnie ustawiona zgodnie z rozporządzeniem),
2. wartości rzeczywistych kosztów wyżywienia pracownika,
3. wartości przekroczenia limitu kosztów noclegów,
4. wartości diety przyjętej do ryczałtowego rozliczania kosztów noclegów i przejazdów miejscowych,
5. wartości stawek przyjętych do rozliczania kosztów używania samochodów prywatnych w celach służbowych dla określonego rodzaju pojazdu (domyślnie ustawione są wartości zgodnie z rozporządzeniem w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej),
6. danych firmy delegującej pracownika,
7. danych pracownika odbywającego krajową podróż służbową,
8. celu podróży służbowej i innych elementów występujących na druku polecenia wyjazdu służbowego.

 

Dokumenty – druk polecenia wyjazdu służbowego, rozliczenia delegacji

---

Program „Kalkulator krajowych podróży służbowych” automatycznie wypełnia i umożliwia wydrukowanie podstawowych dokumentów towarzyszących rozliczaniu wydatków ponoszonych podczas delegacji krajowej.

Dokumenty generowane w kalkulatorze to:

• druk polecenia podróży służbowej (druk polecenia wyjazdu służbowego),
• druk rozliczenia kosztów krajowej podróży służbowej (druk delegacji krajowej).

 

Arkusz kalkulacyjny Excel – współpraca z kalkulatorem delegacji

---

Program „Kalkulator krajowych podróży służbowych” jest arkuszem kalkulacyjnym programu Excel, w którym wykorzystano rozwiązania oparte na złożonych formułach, formantach i makrodefinicjach.

Arkusz nie jest zabezpieczony hasłem i wszystkie formuły i komórki mogą podlegać reedycji.

Program „Kalkulator diet i delegacji krajowych” w wersji konwertującej kwoty pisanie cyfrowo na słownie wymaga zgody do uruchomienia makr w Excelu.

 

Licencja na użytkowanie „Kalkulatora krajowych podróży służbowych”

---

Program „Kalkulator krajowych podróży służbowych” jest arkuszem kalkulacyjnym programu Excel, który można pobrać ze strony www.polbi.pl i użytkować w codziennej pracy całkowicie bezpłatnie.

Żadne formuły ani komórki nie zostały przez autora poblokowane, tak więc mogą one podlegać edycji i dostosowaniu do potrzeb użytkownika.

Jednak autor programu (Maciej Derwisz) zwraca się do użytkowników z prośbą o informowaniu o ewentualnych błędach w działaniu programu i możliwościach jego usprawnień  lub o ewentualnie poczynionych zmianach w programie, które zwiększyły jego funkcjonalność i chcielibyście nimi się Państwo podzielić. Informacje proszę kierować na adres: biuro@polbi.pl

 

Zastosowanie kalkulatora delegacji krajowych i diet

---

Kalkulator krajowych podróży służbowych zdecydowanie ułatwia i przyśpiesza pracę związaną z rozliczeniem kosztów krajowych podróży służbowych oraz wypełnienia i wydrukowania odpowiednich dokumentów w działach kadrowo-płacowych, księgowości i rachubie.

 

Pojęcia, definicje, regulacje prawne

---

Pojęcie podróży służbowej odnosi się do wyjazdu pracownika na wyraźne polecenie pracodawcy w celu realizacji zadań służbowych i wykonania zaplanowanych działań. Podróż służbowa nazywana jest także delegacją. Podróż służbowa mająca miejsce na obszarze kraju nazywana jest podróżą krajową.

Z tytułu podróży krajowej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: diety; zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej udokumentowanych biletami lub fakturami, zwrot kosztów noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracodawca określa właściwy do odbycia podróży krajowej środek transportu, a także jego rodzaj i klasę. Na wniosek pracownika pracodawca może również wyrazić zgodę na przejazd pojazdem niebędącym własnością pracodawcy.

Zakres regulacji prawnych związanych z krajowymi podróżami służbowymi (delegacjami krajowymi zawarty jest w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

 

Przydatne dane i wskaźniki – ryczałt samochodowy, kilometrówka

Stawka za 1 km przebiegu pojazdu:

a) samochodu osobowego:

1. o poj. skok. do 900 cm3 – 0,5214,
2. o poj. skok. pow. 900 cm3 – 0,8358;

b) motocykla – 0,2302;

c) motoroweru – 0,1382.

Limit, w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

• 300 km – do 100 000 mieszkańców,
• 500 km – ponad 100 000 do 500 000 mieszkańców,
• 700 km – ponad 500 000 mieszkańców.

 

Informacje końcowe

---

„Kalkulator krajowych podróży służbowych” jest zaawansowanym narzędziem rozliczeniowym, którego celem jest ułatwienie wyliczenia kosztów krajowych delegacji pracowników. Autor programu dołożył wszelkich starań by zapewnić jego bezbłędną pracę, ale proszę pamiętać, iż niniejszy kalkulator nie może być w żaden sposób źródłem prawa czy wzorcem wyliczeniowym. Jest to program bezpłatny. Dlatego, proszę traktować kalkulator jedynie jako dodatkową pomoc w codziennej pracy przy wyliczeniach.

 

Prawa autorskie

---

Kalkulator krajowych podróży służbowych jest programem całkowicie bezpłatnym, który mogą Państwo bez ograniczeń używać w swojej pracy zawodowej. Odpłatne rozpowszechnianie programu, odpłatne zmiany w kodzie źródłowym czy jego modyfikacje bez zgody właściciela będą traktowane jako naruszenie praw autorskich i będą podlegać ściganiu z mocy prawa.

 

Kontakt

---

biuro@polbi.pl, tel. 22 629 13 88 (w godz. 9-17), fax 22 699 59 15 (całodobowo), 00-697 Warszawa, Aleje Jerozolimskie 65/79, autor kalkulatora –  Maciej Derwisz

 

  POLECAMY RÓWNIEŻ NASZE SZKOLENIA

---

 

  SZKOLENIA POLBI – PODRÓŻE SŁUŻBOWE, WYJAZDY I DELEGACJE