Polbi

Kalkulator podróży służbowych

Kalkulator podróży służbowych 2024 – delegacje krajowe

W pełni zautomatyzowany kalkulator rozliczania kosztów krajowych wyjazdów służbowych pracowników. Program pozwala na wyliczanie kosztów diet i ryczałtów po wprowadzeniu danych o delegacji. Kalkulator automatycznie generuje druk polecenia wyjazdu służbowego oraz rozlicza koszty towarzyszących rozliczaniu wydatków ponoszonych podczas delegacji krajowej.

NOWOŚĆ – Od 2024 roku można stosować dla rozliczenia „prostych podróży służbowych” specjalną wersję kalkulatora – znacznie skraca ona czas wypełniania arkuszy. Formularz uproszczony, który jest generowany na podstawie tego wyliczenia jest pełnoprawnym dokumentem księgowym.

Do pobrania bezpłatny: Kalkulator podróży służbowych 2024

Uwaga: Udostępniana wersja kalkulatora jest programem bezpłatnym, dlatego niektóre funkcje mogą być nieaktywne. W tej wersji kalkulatora jako środek transportu można wybrać jedynie motorower.

Możesz kupić pełną wersję kalkulatora za 49 zł brutto. Napisz do nas https://www.polbi.pl/kontakt, przygotujemy spersonalizowaną wersję kalkulatora.

Jak zainstalować kalkulator podróży służbowej?

  • Kalkulator podróży służbowych (delegacji krajowych) jest programem w formacie obsługiwanym przez arkusz kalkulacyjny Excel.
  • Pobierz plik kalkulatora i zapisz na swoim komputerze. Program nie wymaga instalacji i jest od razu gotowy do działania po uruchomieniu.
  • Plik należy otwierać bezpośrednio w programie MS Excel, a nie w uproszczonym trybie jako okno przeglądarki internetowej.
  • Uwaga! W związku z ochroną komputera czasami system Windows może blokować otwieranie plików z tzw. nieznanego źródła – należy wtedy zmienić ustawienia ochrony systemu Windows.

Co potrafi kalkulator podróży służbowych? (Delegacje Krajowe 2024)

Do najważniejszych funkcji programu należą:

  • w pełni zautomatyzowane rozliczenie kosztów delegacji służbowej,
  • całkowicie bezobsługowe wypełnienie druku rozliczenia kosztów delegacji w ramach polecenia wyjazdu służbowego,
  • możliwość rozliczania kosztów diet, wyżywienia, przejazdów miejscowych, dojazdów, noclegów i innych kosztów w ramach polecenia wyjazdu służbowego,
  • rozliczenie kosztów na podstawie i zgodnie z limitami ustawowymi lub w oparciu o własne stawki ustalone przez pracodawcę,
  • kontrolę kosztów limitów w ramach delegacji – ich przekroczenie wliczane jest jako przychód dla pracownika, co kalkulator wylicza i sygnalizuje.

Nowość 2024 – Kalkulator delegacji w wersji uproszczonej

Wariant uproszczony rozliczenia podróży służbowej należy stosować dla bardzo prostych wyliczeń, tzn. jedynie:  w ramach jednej miejscowości docelowej, bez stosowania ponadlimitowych wartości diety, bez możliwości uwzględniania czasu samych przejazdów w ramach trwania całej podróży, bez możliwości zastosowania zwiększonych stawek przebiegów pojazdu, bez możliwości uwzględnienia dodatkowych kosztów przejazdu dla podróży trwającej powyżej 10 dni, itp.

Przykładowo: pracownik wyjechał z Poznania do Wrocławia w ramach podróży służbowej własnym samochodem i nocował w hotelu na co przedstawił dokumenty do rozliczenia. Ponieważ będzie rozliczany stawkami ustawowymi, a podróż trwała do 10 dni to można użyć do rozliczenia kalkulatora w wersji uproszczonej. Jeżeli np. parametry wysokości diety czy stawek przebiegu pojazdu miałyby być zwiększone ponad limit ustawowy to koniecznym jest już użycie kalkulatora zaawansowanego, który posiada znacznie więcej opcji rozliczeniowych.

Parametry i funkcje kalkulatora delegacji krajowych

 

a) Kolory w polach kalkulatora podróży służbowych

  1. kolory w kalkulatorze wynagrodzeń mają charakter pomocniczo – informacyjny,
  2. pola edytowalne przewidziane do wprowadzania danych oznaczone są kolorem zielonym (również pola list wyboru parametrów) – pozostałe pola są zablokowane i nie można w nich dokonywać edycji danych czy formuł,
  3. w trakcie popełnienia błędu przewidzianego przez program, kalkulator wynagrodzeń oznaczy błędne pole kolorem krwistoczerwonym – należy natychmiast poprawić błąd bowiem program nie będzie wyliczał danych prawidłowo;

 

b) Obsługa bazy danych pracowników

  • w programie można prowadzić bazę danych pracowników w celu automatycznego sporządzania Listy Płac,
  • dane w bazie danych zawierają informację o: nazwisku i imieniu, numerze Pesel, adresie zamieszkania i numerze rachunku bankowego zleceniobiorcy,
  • poprawność numeru Pesel jest automatycznie sprawdzana – program zgłosi błąd w wypadku wpisania błędnego numeru,
  • poprawność numeru rachunku bankowego jest automatycznie sprawdzana – program zgłosi błąd w wypadku wpisania błędnego numeru,
  • dane nazwy miejscowości i województwa wprowadzą się automatycznie na podstawie numeru kodu adresowego;

 

c) Możliwości wyliczeniowe

  • kalkulator umożliwia wprowadzenie do 3 miejscowości docelowych,
  • możliwy jest swobodny wybór środka transportu – co wpływa na wartości wyliczanych kosztów dojazdów,
  • daty rozpoczęcia i zakończenia przejazdu wybierane są z listy co uniemożliwia popełnienie błędu,
  • kalkulator automatycznie wylicza czas podróży służbowej oraz czasy przejazdów w ramach poszczególnych miejscowości docelowych,
  • ilości przejechanych kilometrów wprowadzane są ręcznie i automatycznie przeliczane na wartość kosztów w zależności od użytego środka transportu,
  • można wprowadzić ilość sfinansowanych przez pracodawcę śniadań, obiadów i kolacji,
  • można wprowadzić wartość wyżywienia rzeczywiście udokumentowanego, które najczęściej przekracza limity żywieniowe w ramach diety – program uwzględni je w przychodzie pracownika,
  • można wprowadzić własną wartość diety – wyższą od limitowanej ustawowo,
  • koszty dojazdów do miejscowości wykonania delegacji są wyliczane automatycznie na podstawie wprowadzonych danych,
  • można wprowadzić własne stawki za 1 km przebiegu pojazdu,
  • ryczałty na przejazdy miejscowe, oraz ich ilość są wyliczane całkowicie automatycznie,
  • niezależnie można wprowadzić wartości kosztów udokumentowanych w ramach przejazdów miejscowych,
  • koszty noclegów mogą być rozliczane na podstawie wydatków udokumentowanych, jak i ryczałtowo – wartość oraz ilość ryczałtów jest ustalana przez program automatycznie,
  • w ramach rozliczenie ryczałtów noclegowych czasy przejazdów (dojazdów) są automatycznie uwzględniane,
  • inne koszty delegacji są wprowadzane na podstawie dokumentów lub oświadczeń,
  • istnieje możliwość wprowadzenia własnych limitów i składek przy wyliczeniu kosztów delegacji,
  • możliwość rozliczenia otrzymanej zaliczki na podróż służbową uwzględniając koszty wyliczone przez kalkulator delegacji krajowych,
  • ustalenie ewentualnej nadwyżki poniesionych kosztów w stosunku do obowiązujących limitów i wykazanie jej jako składnika opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i podstawy składek ubezpieczeń społecznych o zdrowotnych,
  • automatycznego wypełnienia druku rozliczenia kosztów krajowej podróży służbowej na druku polecenia wyjazdu służbowego,
  • wydruku przy użyciu opcji kalkulatora delegacji standardowego, poprawnie graficznego druku polecenia wyjazdu służbowego wraz rozliczeniem kosztów delegacji służbowej.

 

d) Formularz druku rozliczenia delegacji

  • program automatycznie wypełnia formularz polecenia wyjazdu służbowego wraz z drukiem rozliczenia podróży służbowej,
  • dane wyliczeniowe i ewidencyjne są opracowywane na podstawie wcześniej wprowadzonych danych,
  • druk zawiera dodatkowe dane z informacjami dotyczącymi przekroczenia limitów i sposobu rozliczenia nadwyżek kosztów (numer rachunku bankowego pracownika jest wprowadzany automatycznie jako alternatywa dla płatności kasowych),
  • dane pojazdów są wprowadzane całkowicie automatycznie na podstawie bazy danych pracowników,
  • wszystkie wyliczenia są prezentowane w sposób bardzo czytelny i schludny (również w formie papierowego wydruku).

 

e) Podsumowanie kosztów delegacji

  • Program automatycznie podsumowuje koszty podróży służbowej pracownika,
  • Zestawienie kosztów jest prezentowane w formie tabelarycznej z wyodrębnieniem każdego rodzaju wydatku oddzielnie,
  • W tabeli prezentowane są również koszty ponad limit ustalony przez ustawodawcę, które stanowią przychód pracownika do opodatkowania i oskładkowania ZUS.
  • Dodatkowo prezentowany jest wykres kolumnowy zestawiający wszystkie poniesione koszty z podziałem na ich rodzaj co ułatwia weryfikację poniesionych wydatków.

 

f) Swoboda doboru parametrów

Swoboda doboru wartości parametrów w kalkulatorze delegacji krajowych dotyczy:

  • wartości diety (domyślnie ustawiona zgodnie z rozporządzeniem),
  • wartości rzeczywistych kosztów wyżywienia pracownika,
  • wartości przekroczenia limitu kosztów noclegów,
  • wartości diety przyjętej do ryczałtowego rozliczania kosztów noclegów i przejazdów miejscowych,
  • rodzaju środka transportu,
  • wartości stawek przyjętych do rozliczania kosztów używania samochodów prywatnych w celach służbowych dla określonego rodzaju pojazdu (domyślnie ustawione są wartości zgodnie z rozporządzeniem w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej),
  • ustawienie sposobu dokonywania potrąceń z diet ustawowych lub rzeczywistych,
  • danych firmy delegującej pracownika,
  • danych pracownika odbywającego krajową podróż służbową,
  • celu podróży służbowej i innych elementów występujących na druku polecenia wyjazdu służbowego.

Jak wygląda kalkulator podróży służbowych?

Kalkulator podróży służbowych – Widok Z0

 

Kalkulator podróży służbowych – Widok Z1

 

Kalkulator podróży służbowych – Widok Z2

 

Kalkulator podróży służbowych – Widok Z3

Kalkulator podróży służbowych – Widok Z4

 

Pojęcia, definicje, regulacje prawne

Pojęcie podróży służbowej odnosi się do wyjazdu pracownika na wyraźne polecenie pracodawcy w celu realizacji zadań służbowych i wykonania zaplanowanych działań. Podróż służbowa nazywana jest także delegacją. Podróż służbowa mająca miejsce na obszarze kraju nazywana jest podróżą krajową.

Z tytułu podróży krajowej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: diety; zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej udokumentowanych biletami lub fakturami, zwrot kosztów noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracodawca określa właściwy do odbycia podróży krajowej środek transportu, a także jego rodzaj i klasę. Na wniosek pracownika pracodawca może również wyrazić zgodę na przejazd pojazdem niebędącym własnością pracodawcy.

Zakres regulacji prawnych związanych z krajowymi podróżami służbowymi (delegacjami krajowymi) zawarty jest w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

 

Przydatne dane i wskaźniki – ryczałt samochodowy, kilometrówka

Stawka za 1 km przebiegu pojazdu:

1) samochodu osobowego:

a) o poj. skok. do 900 cm3 – 0,89 zł,

b) o poj. skok. pow. 900 cm3 – 1,15 zł,

2) motocykla – 0,69 zł,

3) motoroweru – 0,42 zł.

 

Limit, w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

  • 300 km – do 100 000 mieszkańców,
  • 500 km – ponad 100 000 do 500 000 mieszkańców,
  • 700 km – ponad 500 000 mieszkańców.

 

Koszty używania pojazdów do celów służbowych są regulowane przez rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

 

Inne kalkulatory Polbi

 

Polbi – Szkolenia i kursy

Jesteśmy przekonani, że nasze kalkulatory ułatwią Państwu pracę. Jednocześnie zapraszamy na szkolenia i kursy poruszające problematykę rozliczania wynagrodzenia, tworzenia list płac, wyliczania godzin nadliczbowych, spraw związanych z urlopami, ustalania stawek podatkowych przy różnych formach rozliczeń podatkowych czy składek ZUS.

W szczególności polecamy szkolenia z kategorii:

Księgowość | Prawo pracy, ZUS | Podatki – CIT, PIT, VAT