Nota korygująca – kto, jak i kiedy wystawia?

Kto, jak i kiedy może wystawić notę korygującą?

Co to jest nota korygująca?

Nota korygująca często jest traktowana na równi z fakturą korygującą lub czymś bardzo podobnym. Takie podejście powoduje jednak problemy, które mogą mieć negatywne konsekwencje. Notę korygującą należy odróżniać od faktury korygującej, zwłaszcza, że notę i fakturę korygującą regulują odrębne przepisy ustawy o podatku od towarów i usług.

Kto i kiedy może wystawić notę korygującą?

Nota korygująca została uregulowana w przepisie art. 106k ustawy o podatku od towarów i usług. Ustęp 1 stanowi, że nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Tak więc notę korygującą można wystawić tylko w ściśle określonych przypadkach. I co ważne, notą nie można korygować niektórych elementów faktury, głównie tych wpływających na wysokość podatku.

Czego nie można skorygować notą?

Notą korygującą nie można korygować:

• miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto),
• stawki podatku albo stawki podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9,
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwoty należności ogółem.

Rola nabywcy w wystawianiu not korygujących?

Pozostałe elementy faktury mogą być korygowane notą korygującą. Z powyższego przepisu wynika jeszcze jedna bardzo ważna zasada wystawiania not korygujących. Przepis mówi, że to nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą. Czyli sprzedawca takiej noty nie może wystawić zgodnie z tym przepisem. Niestety często się zdarza, że sprzedawcy wystawiają noty, które są mniej sformalizowane od faktur korygujących i łatwiej je sporządzić. To jest jednak błąd, gdyż przepis jasno wskazuje, że to nabywca (kupujący) wystawia notę korygującą. Co więcej, ustęp 2 analizowanego przepisu wskazuje, że nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Więc wystawca faktury, zazwyczaj dostawca/usługodawca, powinien notę korygującą zaakceptować. Nie ma wskazanej formy akceptacji, więc może być ona dowolna, np. ustna, mailowa.

Co powinna zawierać nota korygująca?

Nota korygująca powinna zawierać określone w ustępie 3 elementy składające się na jej treść. Są to:

• wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”,
• numer kolejny i datę jej wystawienia,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6 (tj.: datę wystawienia faktury; kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy; numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku; numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi; datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania wcześniejszej zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury),
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Co jeśli nota nie zostanie wystawiona przez wystawcę faktury?

Możliwość wystawienia noty korygującej nie wpływa na możliwość wystawienia faktury korygującej. Zatem, jeśli nota nie zostanie wystawiona lub nie zostanie zaakceptowana przez wystawcę faktury, to wystawca może wystawić fakturę korygującą.

Autor: Radca prawny – Paweł Terpiłowski

Kierownik zespołu ds. podatków pośrednich w Taxeo Komorniczak i Wspólnicy sp. k.