Nowy ryczałt i kilometrówka za używanie pojazdu w 2023 roku

Wyższe kwoty ryczałtu i kilometrówki za używanie pojazdu

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy od 17 stycznia 2023 r. uległy podwyższeniu maksymalne stawki za 1 kilometr przebiegu prywatnego pojazdu używanego przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych, określonych w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w tej sprawie (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Ile za używanie pojazdu przez pracownika?

Od 17 stycznia 2023 roku koszty używania pojazdów niebędącego własnością pracodawcy przez pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, przy założeniu jednak, że nie mogą być one wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł (do 16 stycznia 2023 roku było 0,5214 zł – wzrost o 0,3686 zł).
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł (do 16 stycznia 2023 roku 0,8358 zł – wzrost o 0,3142 zł),

2) dla motocykla – 0,69 zł (do 16 stycznia 2023 roku 0,2302 zł – wzrost o 0,4598 zł),

3) dla motoroweru – 0,42 zł (do 16 stycznia 2023 roku 0,1382 zł – wzrost o 0,2818 zł).

Obecnie stosuje się dwa sposoby rozliczenia kosztów używania prywatnych samochodów pracowników do celów służbowych pracodawcy w jazdach lokalnych:

1. ryczałt z tytułu używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy dla celów służbowych w jazdach lokalnych,
2. kilometrówka z tytułu używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy dla celów służbowych w jazdach lokalnych.

Miesięczny ryczałt, przyznawany pracownikowi przez pracodawcę, obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

Porada

Prosty kalkulator rozliczenia kosztów ryczałtu (w formie arkusza kalkulacyjnego Excel) można pobrać ze strony Polbi: https://www.polbi.pl/ryczalt-samochodowy-kalkulator

Ryczałt z tytułu używania pojazdu w jazdach lokalnych

Ryczałt z tytułu używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy dla celów służbowych w jazdach lokalnych ustala pracodawca. Miesięczny limit kilometrów wyliczany jest w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Ustalana za porozumieniem stron ilość kilometrów rozliczanych w ramach ryczałtu nie może miesięcznie przekroczyć:

• 300 km – w gminie/mieście do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – w gminie/mieście ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – w gminie/mieście ponad 500 tys. mieszkańców.

Uwaga – Kwota ryczałtu ulega jednak zmniejszeniu o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika, w którym pracownik nie dysponował pojazdem w celach służbowych do jazd lokalnych z powodu, m. in.: choroby, urlopu czy podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin.

Przykład

Pracownik użytkuje w celach służbowych do jazd lokalnych prywatny samochód osobowy o pojemności skokowej silnika 2.489 cm³. W umowie o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych ustalono limit kilometrów w wysokości 400 km.

W lutym 2023 r. pracownik korzystał przez cały miesiąc z wspomnianego samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych i na koniec miesiąca złożył pracodawcy stosowne oświadczenie. W związku z powyższym pracodawca wypłacił pracownikowi ryczałt za użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych w wysokości 460,00 zł (400 km x 1.15zł/km).

Kilometrówka z tytułu używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy

Kilometrówka z tytułu używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy dla celów służbowych w jazdach lokalnych to druga forma zwrotu kosztów, których wartości ustala się na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki – w kwocie wynikającej z przemnożenia stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu i faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów. Jednak w wypadku kilometrówki zwrot kosztów użytkowania prywatnego samochodu do celów służbowych wymaga prowadzenia przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu (EPP), z zakresem danych wyszczególnionych w art. 23 ust. 7 ustawy o pdof (gdzie minimum danych określono jako: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis pracodawcy i jego dane).

Przykład

Pracodawca zwraca pracownikowi koszty używania w celach służbowych do jazd lokalnych samochodu osobowego, będącego własnością pracownika, o pojemności skokowej silnika 2.489 cm³. Zwrot następuje zgodnie z wymnożeniem faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów przez stawkę za 1 km, na podstawie i po uprzednim złożeniu przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu (EPP).

Za luty 2023 roku w ewidencji przebiegu pojazdu pracownik wykazał, że przejechał 400 km w ramach jazd lokalnych. Pracodawca na podstawie EPP wypłacił pracownikowi kilometrówkę w wysokości 460,00 zł (400 km x 1,15 zł/km).

A co z oskładkowaniem ryczałtu i kilometrówki?

Uwaga: Zarówno kwota ryczałtu, jak i kilometrówki z tytułu używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy dla celów służbowych w jazdach lokalnych nie podlega oskładkowaniu ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym, bowiem zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm.), w podstawie wymiaru składek ZUS nie uwzględnia się zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Czy trzeba płacić podatek od ryczałtu i kilometrówki?

Jednak zwrot kosztów używania przez pracowników w jazdach lokalnych, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, za wyjątkiem spełniania warunków określonych w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o pdof (ww. przepis odnosi się, np. do pracowników służb leśnych czy listonoszy).

Stan prawny: Luty 2023

Do pobrania: Artykuł w formacie (PDF)

Autor: Maciej Derwisz